Електронни подписи: отстраняване на проблеми и въпроси

Повечето проблеми с подписването се свеждат до три неща: подписващият използва стар линк, заявката е затворена или имейлът не е пристигнал. Тази страница разглежда всяко от тях, както и за какво се приема подписът и къде да намерите доказателство кой е подписал. За да изпратите заявка, вижте Изпращане на документ за подпис и проследяване.

Повторно изпращане или смяна на подписващ

Подписващ не може да се редактира, след като заявката е изпратена. Можете да дадете нов линк на същия подписващ или да отмените заявката и да започнете отначало с правилните хора.

Подписващият не е получил имейла или го е загубил

Отворете заявката
Щракнете върху Документи в страничното меню, след това върху Подписи и върху заявката.
Отвори Подписи
Проверете статуса на подписващия
Неизпратено означава, че Avensa не е изпратила линка по имейл, например защото Изпрати известие по имейл е било без отметка. Изпратено означава, че Avensa е изпратила имейла със заявката на показания адрес, така че помолете подписващия да провери папката за спам и проверете адреса за грешки. Отворено означава, че вече е щракнал върху линка.
Изпратете нов линк
Щракнете върху Напомни, за да изпратите нов линк по имейл. За да го изпратите по друг начин, например по Viber или SMS, щракнете върху Копирай нова връзка, потвърдете с Издай нова връзка и изпратете копирания линк на подписващия.

Всеки нов линк веднага заменя предишния. Кажете на подписващия да използва само най-новия имейл или линк.

Добавен е грешен човек или имейл адрес

Отменете заявката
Отворете заявката и щракнете върху Отмени заявката. Добавете Причина (по избор), например „грешен подписващ“, и потвърдете. Вече събраните подписи остават в одит дневника.
Отвори Подписи
Изпратете я отново
Създайте нова заявка за същия PDF с правилните подписващи. Отменената заявка не заключва оригиналния документ.

Изтекъл линк

Всяка заявка има срок Връзката е валидна от 7, 14, 30 или 60 дни. Когато той изтече, заявката става Изтекъл, а подписващият вижда „Срокът на заявката изтече“. Изтекла заявка не може да бъде удължена.

Намерете изтеклата заявка
В Подписи отворете Всички заявки и щракнете върху филтъра Изтекъл.
Отвори Подписи
Изпратете нова заявка
Изпратете същия PDF отново и изберете по-дълъг срок в Връзката е валидна, ако подписващият има нужда от повече време.

За да избегнете това, следете брояча Изтичат до 7 дни в Подписи и напомняйте на подписващите, преди линкът да изтече.

Какво вижда подписващият и какво да направите

Подписващият вижда	Защо	Какво да направите
„Този линк вече не работи“	Издаден е по-нов линк, например с напомняне	Помолете го да използва последния имейл или копирайте нов линк за него.
„Срокът на заявката изтече“	Периодът на валидност е приключил	Изпратете нова заявка.
„Заявката е оттеглена“	Някой я е отменил	Нищо или изпратете нова заявка.
„Заявката е отказана“	Подписващ е отказал	Прочетете причината в картата на подписващия, поправете документа и изпратете нова заявка.
„Все още не е Ваш ред“	Подписване по ред е включено и предишен подписващ още не е подписал	Напомнете на предишния подписващ. Когато дойде редът на този подписващ, Avensa му изпраща имейл с нов линк, който заменя всеки линк, копиран от Вас по-рано.
„Кодът не е верен“ или „Срокът на кода изтече“	Шестцифреният код е грешен или е по-стар от 10 минути	Щракнете върху Изпратете нов код.
„Твърде много опити“	Пет грешни кода	Щракнете върху Изпратете нов код.
„Заявени са твърде много кодове“	Повече от пет кода за един час	Изчакайте един час и след това щракнете върху Изпратете нов код.
„Периодът за изтегляне на този документ приключи“	Подписващите могат да изтеглят копието си 90 дни след приключване	Изпратете им подписания PDF от Документи сами.

За кои документи е подходящо нивото на подпис

Avensa издава стандартен електронен подпис (SES) по чл. 13, ал. 4 ЗЕДЕУУ. Той действа между страни, които са се съгласили с него, и всеки подписващ приема тази клауза, преди да подпише. Квалифициран електронен подпис (КЕП) чрез Evrotrust предстои скоро, но все още не е достъпен.

Изберете правилния Вид документ
Когато изпращате, изберете в Вид документ какъв всъщност е документът. Не използвайте Друг документ за предварителен договор, договор за наем или нотариален акт.
Отвори Подписи
Следвайте насоките в полето
Ако пише „Този документ изисква нотариус“ или „Обмислете квалифициран подпис (КЕП)“, по-добре подпишете този документ на хартия или пред нотариус.

Документ	Стандартен електронен подпис от Avensa
Протокол за оглед, посреднически договор или договор за изключително представителство, оферта, разписка за депозит, съгласие по GDPR, анекс към договор	Подходящ
Предварителен договор	Възможен, но се препоръчва КЕП, защото договорът може да бъде изпълняван по съдебен ред
Договор за наем	Възможен, но се препоръчва КЕП. Договор за наем над една година, който ще се вписва, изисква нотариално заверени подписи
Нотариален акт или прехвърляне на собственост	Не е заместител. Изисква се нотариус

Нотариусът няма да го приеме за прехвърляне

Никой електронен подпис не замества нотариалния акт. Документ за прехвърляне, подписан в Avensa, е само съгласуван проект.

Повече подробности: Електронни подписи в Avensa.

Къде е одит дневникът

Отворете заявката
В Подписи щракнете върху заявката.
Отвори Подписи
Прочетете Одит дневник
Превъртете до Одит дневник. Там е всяка стъпка с часа ѝ: създаване на заявката, изпращане до подписващите, отваряне, заявен код за потвърждение, потвърдена самоличност, преглед на документа, приета правна клауза, подписване и събрани всички подписи. Значката Веригата е проверена потвърждава, че записът не е променян.
Вземете доказателството със себе си
Щракнете върху Доказателство за подписа за PDF със същия запис или върху Архив с доказателства за ZIP, който да дадете на адвокат.

Няма начин да изтриете заявка или нейния одит дневник и никой не може да промени файла на подписан документ или на доказателство за подписа в Документи.

Други проблеми

„Подписаният документ не можа да бъде създаден. Заявката остава активна и ще бъде опитана отново.“ Всички са подписали, но създаването на крайния PDF е неуспешно. Avensa опитва отново автоматично, затова проверете по-късно.

„Записаният файл вече не съвпада с този, изпратен за подпис.“ Файлът на документа е заменен, след като заявката е изпратена. Отменете заявката и изпратете текущия файл отново. Не заменяйте файл, докато е изпратен за подпис.

ПРЕКЪСНАТА верига или „Двете проверки на веригата не съвпадат“ в одит дневника. Записът не е преминал проверката за цялост. Не разчитайте на тази заявка като доказателство и се свържете с поддръжката на Avensa.

Подписващият не вижда документа на стъпката за преглед. Той може да щракне върху Изтеглете оригинала, да го прочете в собствената си програма за PDF и след това да продължи.