Какво ниво на подпис издава Avensa и за какво е валидно, как протича подписването на място и дистанционно за Вашия клиент, какво доказва подписаният PDF и как всеки може да го провери.
Avensa Sign позволява на клиентите Ви да подписват всеки PDF от библиотеката Ви с документи, или на собствения си телефон или компютър, или пред Вас на Вашето устройство. Всеки подпис се придружава от доказателство за подписа и всеки може по-късно да провери, че подписаният PDF е истински. Тази статия обяснява каква е тежестта на подписа и какво вижда клиентът Ви. За да изпратите документ, вижте Изпращане на документ за подпис и проследяване.
Изберете правилното ниво на подпис
Avensa издава Стандартен електронен подпис (SES). Подписващият подписва от всяко устройство, без квалифициран сертификат и без да инсталира нищо. Правното му основание е чл. 13, ал. 4 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ): страните се съгласяват помежду си, че електронният подпис има силата на саморъчен. Всеки подписващ приема тази клауза, преди да подпише.
Квалифициран електронен подпис (КЕП) се издава от доставчик на квалифицирани удостоверителни услуги, например Evrotrust, след проверка на самоличността на подписващия. Съгласно чл. 13, ал. 3 ЗЕДЕУУ той има силата на саморъчен подпис по силата на закона, без да е нужно съгласие между страните. КЕП чрез Evrotrust предстои скоро. Дотогава всеки документ се подписва със SES.
Когато изпращате документ, Avensa пита какъв е документът и показва насоки според отговора Ви.
Изберете Вид документ
В прозореца Изпращане за подпис изберете Вид документ, например Предварителен договор.
Под списъка се появява поле: „Стандартният електронен подпис е подходящ“, „Обмислете квалифициран подпис (КЕП)“ или „Този документ изисква нотариус“. Редът Ще бъде подписан с: показва Стандартен подпис.
Решете как да продължите
Ако насоките препоръчват КЕП или нотариус, помислете дали да не подпишете на хартия или пред нотариус. Щракнете върху Какво означава това?, за да сравните двете нива, или върху Вижте за какви документи важи този подпис, за да отворите тази статия.
Вид документ в прозореца
Насока
Протокол за оглед, Посреднически договор, Договор за изключително представителство, Оферта / предложение за покупка, , , ,
Обмислете КЕП. Предварителният договор може да бъде обявен за окончателен по съдебен ред (чл. 19, ал. 3 от Закона за задълженията и договорите, ЗЗД), затова доказателствената сила на подписа има значение.
Договор за наем
Обмислете КЕП. Договор за наем над една година, който ще се вписва, изисква нотариална заверка на подписите, а тя не може да се извърши електронно.
Нотариален акт / окончателен договор
Изисква нотариус. Прехвърлянето на собственост върху недвижим имот става с нотариален акт (чл. 18 ЗЗД).
Никой електронен подпис не прехвърля собственост
Електронен подпис от какъвто и да е вид не замества нотариалния акт. Изпращайте документ за прехвърляне електронно само като работен проект. Самото прехвърляне пак става пред нотариус.
Подписване на екрана на място
При подписване на място клиентът Ви подписва на Вашия телефон, таблет или компютър, докато Вие наблюдавате. Няма код по имейл: Вие се записвате като свидетел. Така се подписват и протоколите от оглед. Вижте Обратна връзка от огледи, протоколи и отчети до продавача.
Създайте заявката
В Изпращане за подпис задайте Как ще бъде подписан документът? на На място и добавете подписващите. Имейл адресът не е задължителен. Щракнете върху Създай и подпиши тук.
Щракнете върху Започни подписване до първия подписващ. Страницата за подписване се отваря в нов раздел на компютър или в същия раздел на телефон. Подайте устройството на подписващия.
Подписващият потвърждава и чете
Страницата показва „Подписване в присъствието на“ и Вашето име. Подписващият щраква върху Продължете, прочита документа и отмята полето за съгласие.
Подписващият подписва
Подписващият въвежда Име и фамилия, рисува подпис в раздела Нарисувайте или използва раздела Напишете и щраква върху Подпишете документа.
Повторете за следващия подписващ
Върнете се в заявката и щракнете върху Започни подписване за следващия човек. Заявките за подписване на място намирате и под Чакат вас в ДокументиПодписи.
Как изглежда имейлът за подпис
При дистанционно подписване всеки подписващ получава имейл от Avensa от името на Вашата агенция.
Част
Какво вижда подписващият
Тема
„За подпис: {документ} — {агенция}“
Заглавие
„Документ за подпис“, с името на агенцията Ви и заглавието на документа
Данни
Името на документа и датата Валиден до
Бутон
Прочети и подпиши
Бележка
Еднократен код ще бъде изпратен по имейл, когато отвори линка, а подписът се записва с дата, час, IP адрес и пълна одитна следа
Напомнянето е с тема „Напомняне: {документ} чака Вашия подпис — {агенция}“ и съдържа нов линк. Линкът от всеки предишен имейл спира да работи. При Подписване по ред напомнянията, както Вашите, така и автоматичните, отиват само до подписващия, чийто ред е.
Когато всички подпишат, всеки подписващ получава „Подписан: {документ} — {агенция}“ с прикачени подписания PDF и сертификата за подписа. Ако файлът е твърде голям за прикачване, в имейла пише, че агенцията Ви ще го изпрати директно.
Всеки имейл за подпис е в списъка
Заявките за подпис, напомнянията, кодовете за самоличност и имейлите за завършено подписване се виждат в НастройкиАвтоматични имейли. Вижте Автоматични имейли.
Проверка на самоличността и подписване
Ето през какво минава дистанционният подписващ, след като щракне върху Прочети и подпиши. Страницата е на избрания от Вас език на подписването, а подписващият може да превключва между български, английски и руски.
Потвърждаване на самоличността
Подписващият вижда „{агенция} Ви моли да подпишете“ и щраква върху Изпратете код. Avensa изпраща шестцифрен код на адреса, на който е изпратена заявката. Кодът е валиден 10 минути. Подписващият го въвежда и щраква върху Продължете.
Четене на документа
Документът се показва страница по страница, с Изтеглете оригинала и съобщението Ви, ако сте добавили такова. Все още нищо не е подписано. Подписващият отмята „Прочетох документа и се съгласявам, че моят електронен подпис има силата на саморъчен“ и щраква върху Към подписването.
Подписване
Подписващият въвежда Име и фамилия, рисува или изписва подпис и щраква върху Подпишете документа. Подписващ, който не иска да подпише, щраква върху Не мога да подпиша и посочва причина.
Готово
Ако други още трябва да подпишат, подписващият вижда „Изчакваме останалите подписващи“. Когато подпише последният човек, страницата показва Изтеглете подписания документ и Изтеглете доказателството за подписа, а копието се изпраща и по имейл.
Ако сте избрали Подписване по ред, при изпращане на заявката имейл получава само първият подписващ. Всеки следващ получава автоматично имейл със свой линк, след като предишният е подписал. Следващ подписващ, който отвори линк по-рано, например копиран от Вас, вижда „Все още не е Ваш ред“. Когато дойде редът му, той получава имейл с нов линк, който заменя всеки линк, копиран от Вас преди това. Подписващите могат да изтеглят копието си в продължение на 90 дни след приключване на подписването. Вашите копия в Документи остават достъпни.
Какво доказва подписаният PDF
Когато последният подписващ подпише, Avensa създава два нови документа и ги записва в Документи, свързани със същите контакти, имоти и сделки като оригинала:
Подписаният PDF, наречен като заявката с добавено „(подписан)“ на езика за подписване (за заявка на английски – „(signed)“). Всяка оригинална страница получава печат в долния колонтитул, а накрая се добавя страница с подписите. Тя показва подписа на всеки подписващ, името му, датата и часа, как е проверена самоличността му (с код по имейл или на място, с Вас като свидетел), IP адреса му, правната клауза, която е приел, и QR код за проверка.
Доказателството за подписа, наречено „… — сертификат за подпис“ на езика за подписване (за заявка на английски – „… — signature certificate“). То записва всяка стъпка от заявката, например изпращане, отваряне, потвърдена самоличност, преглед и подписване, с часове и IP адреси, както и проверка, че този запис не е променян.
И двата документа са заключени. Никой не може да ги редактира, да замени файла им или да ги изтрие, така че остават точно такива, каквито са подписани.
Отворете заявката
Отидете в ДокументиПодписи и щракнете върху подписаната заявка.
Под Документи щракнете върху Подписан документ или Доказателство за подписа.
При нужда изтеглете архива с доказателства
Щракнете върху Архив с доказателства, за да изтеглите ZIP файл за адвокат или съд. Той съдържа оригиналния PDF, подписания PDF, доказателството за подписа, пълния запис на събитията и изображението на подписа на всеки подписващ, с кратко обяснение на всеки файл.
Проверка на подписан PDF
Всеки може да провери дали даден PDF е подписан с Avensa Sign и дали не е променян оттогава, без профил в Avensa. Самият файл никога не напуска компютъра му.
Отворете страницата за проверка
Сканирайте QR кода на страницата с подписите в подписания PDF или щракнете върху Проверете този подпис на последния екран на подписващия.
Пуснете PDF файла
Плъзнете PDF файла върху Пуснете PDF тук или изберете файл. Браузърът изчислява отпечатъка на файла.
Щракнете върху Проверете този документ
„Този документ е подписан тук“ показва датата на подписване и броя на подписите. „Няма съвпадение“ означава, че файлът не е подписан през Avensa Sign или е променен след подписването. Дори един променен знак дава различен резултат.
Проверката доказва, че точно този файл е подписан на тази дата от толкова души. Тя не показва кой е подписал и коя агенция е издала документа. Тази информация е само в подписания документ и в доказателството за подписа, с които разполагат страните.
Отстраняване на проблеми
Не виждам Напомни, Копирай нова връзка или Започни подписване. Ролята Ви няма правото Напомняне, отмяна и експорт на заявки за подпис, затова тези бутони са скрити в раздела Чака Вас и в панела на заявката. Обърнете се към собственик или администратор. Вижте Роли и права.
Насоките казват „Обмислете квалифициран подпис (КЕП)“. Avensa пак може да изпрати документа със стандартен подпис. За предварителен договор или договор за наем, който ще вписвате, помислете за подписване на хартия или пред нотариус, докато КЕП стане достъпен.
Проверката казва „Няма съвпадение“ за документ, за който знам, че е подписан. Уверете се, че проверявате подписания PDF от Avensa, а не оригинала или повторно записано или отпечатано копие. Отварянето и записването на PDF в друга програма променя отпечатъка му.
