Как Avensa открива възможен дублиран контакт, как да обедините два или повече контакта в един, как да изберете кои стойности да запазите и какво става с дейността, сделките и задачите им.
Един и същ клиент може да попадне в Avensa два пъти: веднъж от запитване през портал и веднъж от телефонно обаждане или с нов имейл адрес. Avensa улавя повечето дубликати, преди да бъдат създадени. Тези, които се промъкнат, обединявате в един контакт, който пази цялата история.
Avensa сравнява имейл адресите (главните и малките букви нямат значение) и телефонните номера (преобразувани в международен формат, така че 0888 123 456 и +359 888 123 456 се броят за един и същ номер). Проверката се прави на три места:
| Къде | Какво става |
|---|---|
| Формулярът Нов контакт | Предупреждение под полето за телефон посочва съществуващия контакт. Избирате Отвори съществуващия, Добави към него или Създай въпреки това. Вижте Създаване на контакти. |
| Импорт от файл | Редовете, чийто телефон или имейл съвпада със съществуващ контакт, се отбелязват като Дубликат и по подразбиране се пропускат. Ако все пак ги импортирате, те стават нови контакти. Импортът никога не обединява и не обновява съществуващ контакт; обединете ги след това, както е описано по-долу. Вижте Импортиране на контакти. |
| Входящи запитвания (формуляр на уебсайта, портали, реклами, съобщения) | Запитване с познат имейл или телефон се добавя към съществуващия контакт, вместо да се създава нов. |
Администраторите виждат тези правила за съвпадение в НастройкиТипове контакти, в раздела Правила за дубликати.
Дубликати, които се различават и по имейл, и по телефон, например клиент, сменил номера си, не се откриват. Тях забелязвате сами, обикновено като потърсите името.
Можете да започнете обединяване от контакт или от списъка.
Отворете един от контактите
Потърсете името в Контакти и отворете контакта, който искате да запазите.
Отвори КонтактиИзберете опцията за обединяване
Щракнете върху менюто ⋯ горе в контакта и изберете опцията за обединяване. Отваря се прозорецът Изберете контакти за сливане.
Изберете дубликатите
Пишете в Намерете контакт по име и отметнете другия запис или записи. Можете да изберете до девет. При всеки се показва имейлът или телефонът, за да ги различите.
Щракнете върху Преглед на сливането
Отваря се прозорецът за обединяване с всички контакти един до друг.
От списъка: отметнете от 2 до 10 контакта и щракнете върху Обедини в лентата за групови действия. Отваря се същият прозорец за обединяване.
Изберете контакта, който остава
Под Основен контакт изберете записа, който остава. Той е отбелязан със „Запазва се“, а останалите – с „Обединява се с основния“.
Изберете всяко поле
За всяко поле, което се различава (име, имейл, телефон, етап, интерес, отговорник, бюджет и т.н.), щракнете върху стойността, която искате да запазите. Скритите стойности се показват скрити.
Решете за бележките
Обедини всички бележки е включено по подразбиране и пази бележките от всички контакти. Изключете го, за да запазите само бележките на контакта, който изберете.
Щракнете върху Обедини контактите
Виждате например „2 контакта са обединени“ и се отваря запазеният контакт.
Обединяването е необратимо
Останалите контакти се архивират и не могат да бъдат разделени отново. Проверете избраните стойности, преди да щракнете върху Обедини контактите.
Всичко, свързано с архивираните контакти, се премества към запазения контакт:
Някои стойности се обединяват автоматично, вместо да се избират:
| Стойност | Резултат след обединяването |
|---|---|
| Типове контакт и етикети | Всички типове и етикети от всички контакти |
| Не се свързвайте, Не изпращайте имейл, Не звънете, Не изпращайте SMS, Не изпращайте WhatsApp | Включено, ако поне един от контактите го е имал включено |
| GDPR съгласие и Маркетинг съгласие | Включено само ако всички контакти са го имали включено |
Отговорниците на архивираните контакти получават известие, че контактът им е обединен.
Не намирам опцията за обединяване. В контакта опцията за обединяване изисква разрешение и за редактиране, и за изтриване на контакти. В списъка Обедини изисква разрешение за редактиране на контакти и се показва само при избрани от 2 до 10 контакта.
„Правата ви за полетата не позволяват това обединяване.“ Някои полета на тези контакти са скрити или само за четене за ролята Ви, затова не можете да решите какво да запазите. Помолете собственик или администратор да направи обединяването.
„Обединяването не успя. Презаредете прегледа и опитайте отново.“ Някой е променил един от контактите, докато сте преглеждали. Затворете прозореца, отворете го отново и изберете стойностите наново.
Дубликатът не излиза при търсенето. Търсенето проверява само име и фамилия и показва само контакти, до които имате достъп.
