Настройки на контактите: персонализирани полета, типове контакти и дубликати

Страницата с настройки Контакти Ви позволява да оформите записите си според начина, по който работи агенцията Ви. Тя има три раздела: Типове контакти, Персонализирани полета и Правила за дубликати. Потребителските полета работят за контактите, а също и за компании, имоти, сделки, задачи и документи.

Преди да започнете

Всички виждат тези настройки. Само собствениците и администраторите могат да ги променят. Останалите виждат известие Само за преглед.

Добавяне на персонализирано поле

1. Отворете персонализираните полета

   Отидете в НастройкиПерсонализирани полета. Отваря се разделът Персонализирани полета на страницата с настройки Контакти.

   Отвори Персонализирани полета

2. Изберете вида запис

   С разделите изберете къде да е полето: Контакти, Компании, Имоти, Сделки, Задачи или Документи.

3. Натиснете Добави поле

   Попълнете:

   • Етикет: името, което вижда екипът Ви, например „Източник на препоръка“
   • Машинно име: попълва се автоматично от етикета. По-късно не може да се променя.
   • Тип: вижте следващия раздел
   • Опции: за полетата с падащо меню въведете всеки избор и го добавете
   • Описание (по избор): помощен текст под полето
   • Група (по избор): полетата с една и съща група, например „Съответствие“, се показват заедно в записа
   • Задължително и Покажи в таблицата: вижте по-долу

   

4. Създайте полето

   Натиснете Създай поле. То се появява веднага във всеки запис от този вид.

Избор на тип на полето

Типът и машинното име не могат да се променят след създаване на полето, затова избирайте внимателно.

Подреждане или спиране на поле

• Подреждане: провлачете полето за дръжката му. Редът тук е редът в записа.
• Редактиране: отворете менюто на полето и изберете Редактиране, за да промените етикета, опциите, описанието, групата или настройките, след което натиснете Запазване на промените.
• Деактивиране: изберете Деактивиране в менюто, за да скриете полето, без да губите вече попълнените стойности. То се показва като Неактивно, а Активиране го връща.
• Изтрий завинаги: премахва полето и всички стойности в него.

Всяко поле показва колко често се попълва, например „попълнено при 40% от контактите“, което Ви помага да откриете полета, които никой не използва.

Къде се показват персонализираните полета

• В записа: в подробностите на записа, групирани по Група. Полетата без група се показват в Без група.
• В списъка: полетата с включено Покажи в таблицата (отбелязани с В таблицата) могат да се показват като колона в списъка.
• Полетата със Задължително са отбелязани като Задължително в списъка с полета. Какво точно се проверява, вижте в раздела по-долу.
• Публично — включи във фийдове и уебсайт: стойностите на публично поле се публикуват във фийда с имоти и на уебсайта Ви. Оставете го изключено за вътрешна информация като инвеститор, строител или условия за комисиона. Публичните полета са отбелязани с Публично.

Какво проверява „Задължително“

Подсказката под превключвателя Задължително гласи: „Проверява се при всяко създаване на контакт, имот, сделка или задача: в Avensa, при импорт (редовете без него не се импортират), през API и от Avensa AI.“ На практика:

• В приложението: формите за създаване не записват, докато не попълните всички задължителни полета. Кратките форми за бързо добавяне, които не показват персонализирани полета (редът за бързо добавяне в Задачи, бързото създаване на имот, добавянето на нов контакт от имот), отказват със съобщението „Попълнете всички задължителни персонализирани полета, преди да създадете записа. Ако тази форма не ги показва, използвайте пълната форма за създаване.“
• Импорт: ред, в който задължително поле е празно, не се импортира и се брои за неуспешен. Дневникът Активност на импорта показва Ред 12: задължителното поле „Източник“ е празно — редът не е импортиран. Вижте Проблеми при импорт и как да ги решите.
• API за разработчици: заявка, която създава запис без задължително поле, се отхвърля, а разработчикът Ви получава код на грешка missing_required_custom_fields.
• Avensa AI: пита Ви за липсващите стойности, вместо да създаде записа.

Поле Да/Не със стойност „Не“ се брои за попълнено. Задължителните полета се проверяват само при създаване на запис, не и когато редактирате съществуващ. Компаниите и документите не се проверяват, нито записите, които Avensa създава автоматично: автоматизации, запитвания от уебсайта или от имотните портали, контакти, запазени с разширението за браузър, клонирани записи, както и сгради и обекти.

Добавяне или преименуване на типове контакти

Типовете контакти са ролите, които използва агенцията Ви, например купувач, продавач, наемател или наемодател.

1. Отворете Типове контакти

   Отидете в НастройкиТипове контакти.

   Отвори Типове контакти

2. Персонализирайте вградения списък

   Ако работното Ви пространство още използва вградените типове, първо натиснете Персонализиране.

3. Добавете или редактирайте тип

   Натиснете Добави тип или бутона за редактиране на съществуващ тип. Въведете Етикет (до 100 знака) и ако типът се отнася само за един пазар, задайте Специализация на Наем, Продажба или Наем и продажба. Натиснете Добави или Запази.

4. Подредете и скрийте типове

   Провлачете типовете, за да зададете реда им в падащите списъци. Изключете Активен, за да скриете тип, без да го махате от съществуващите контакти.

Всеки тип показва колко контакта го използват. Изтриването на тип го премахва от падащите списъци, но контактите, които вече го имат, го запазват. Типовете, свързани с наем или продажба, са скрити от брокери, които не виждат съответния пазар.

Кога контактът чака последващо действие

За това няма настройка. Контакт, с когото никой не е работил 14 или повече дни, се смята за чакащ последващо действие навсякъде в Avensa. Вижте Контакти, които чакат последващо действие.

Откриване на дубликати

Разделът Правила за дубликати обяснява как Avensa свързва контактите, когато пристигне запитване или някой добави контакт. Няма нищо за включване. Тези правила важат винаги:

• Запитване от същия източник, което вече е свързано с контакт, отива към този контакт.
• Имейл адресите се сравняват без интервалите в началото и края, а главните и малките букви нямат значение.
• Телефонните номера се преобразуват в международен формат, преди да се сравнят.
• Бързото добавяне показва възможните съвпадения преди запис, така че да изберете съществуващия контакт или съзнателно да създадете друг.
• Проверките за дубликати спазват какво има право да вижда всеки човек. Данни за контакт, до които някой няма достъп, не се показват.

За да обедините дубликати, които вече имате, вижте Откриване и обединяване на дубликати.

Отстраняване на проблеми

„Само малки букви, цифри и долни черти, започвайки с буква“. Машинно име може да съдържа само малки латински букви, цифри и _ и трябва да започва с буква, например referral_source.

„Попълнете всички задължителни персонализирани полета, преди да създадете записа.“ Формата, която използвате, не показва персонализираните полета. Отворете пълната форма за създаване, например Нова задача вместо реда за бързо добавяне, и попълнете полетата, отбелязани като Задължително.

„Необходима е поне една опция“. Поле от тип Избор или Множествен избор трябва да има поне една опция.

Не мога да добавя поле или тип. Само собствениците и администраторите могат да променят тези настройки.

Свързани статии

• Създаване на контакти
• Организиране на контактите
• Откриване и обединяване на дубликати
• Настройки: карта на центъра