Финанси4 мин четене
Изпращане на месечния пакет за счетоводителя
Как да изпращате на счетоводителя си месечен ZIP с фактури, разходи, комисиони и касови бележки — автоматично в избран ден или при поискване, и как да проверите какво е изпратено.
Как да изпращате на счетоводителя си месечен ZIP с фактури, разходи, комисиони и касови бележки — автоматично в избран ден или при поискване, и как да проверите какво е изпратено.
Пакетът за счетоводителя е ZIP файл с всичко, което счетоводителят Ви трябва за един месец: регистъра на издадените фактури, разходите, комисионите и файловете с касовите бележки. Avensa може да го подготвя и изпраща по имейл на счетоводителя всеки месец в избран от Вас ден, а можете да изпратите и всеки месец ръчно.
Настройването и изпращането на пакета изисква правото Управление в групата „Плащания“, което собствениците имат. Страницата е в НастройкиПакет за счетоводителя. Без това право страницата показва, че нямате достъп.
Това изпраща имейл на счетоводителя Ви
Всеки пакет — по график или ръчно — се изпраща по имейл на адресите, които въведете тук. Имейлът съдържа връзка за изтегляне на ZIP файла, която работи 7 дни. Всеки с връзката може да изтегли пакета, затова въвеждайте само адреси, на които имате доверие.
Отворете Пакет за счетоводителя
Отидете в НастройкиПакет за счетоводителя. Можете също да кликнете Пакет за счетоводител в долната част на менюто във Финанси.
Отвори Пакет за счетоводителя
Въведете адреса
В Получатели въведете имейла на счетоводителя и натиснете Enter (или запетая). Всеки адрес става отделен етикет. Можете да добавите до 5 адреса. Кликнете × на етикета, за да го премахнете.
Изберете езика на имейла
Изберете Език на имейла: български или английски.
Запазете
Кликнете Запази промените. Виждате „Графикът е запазен“.
Включете Изпращай копие и до мен, ако искате всеки пакет да идва и във Вашата пощенска кутия.
Включете графика
Включете Изпращай автоматично всеки месец.
Отвори Пакет за счетоводителяИзберете деня
В Изпращане на въведете Ден от месеца, от 1 до 28. В този ден Avensa подготвя пакета за предходния месец и го изпраща по имейл.
Запазете
Кликнете Запази промените.
Например при ден 5 пакетът за септември се изпраща на 5 октомври.
Панелът Включено в пакета има превключвател за всяка част. Включете това, което иска счетоводителят Ви, и кликнете Запази промените.
| Част | Какво влиза в ZIP файла |
|---|---|
| Регистър на фактурите | Таблица с всяка фактура, издадена през месеца. |
| Разходи | Таблица с разходите за месеца. |
| Комисиони | Таблица с комисионите за месеца. |
| Файлове с разписки | Касовите бележки, прикачени към разходите за месеца, в папка receipts. Това може да направи пакета голям. |
Таблиците са CSV файлове, които се отварят в Excel. Един пакет съдържа до 500 файла с бележки (общо до 200 MB). Когато месецът има повече, бележка във файла README на пакета съобщава това, а останалите могат да се изтеглят от Разходи.
Можете да изпратите месец ръчно от страницата с настройки или от Справки.
Кликнете Генерирай сега
На страницата Пакет за счетоводителя кликнете Генерирай сега горе вдясно. В Справки кликнете вместо това Изпрати на счетоводителя.
Отвори Пакет за счетоводителя
Изберете месеца
Изберете един от последните 12 приключили месеца.
Проверете кой ще получи имейла
Прозорецът показва „До … ще бъде изпратен имейл“. Махнете отметката Изпрати известие по имейл, ако искате само да подготвите пакета и да го изтеглите сами.
Кликнете Генерирай и изпрати
В Справки бутонът е Създай и изпрати. Виждате „Пакетът е генериран и изпратен (… файла)“ или „Пакетът е генериран (… файла) — не е изпратен имейл“, ако сте махнали отметката за имейла.
Панелът История на изпращанията в долната част на страницата показва всеки пакет — по график или ръчно.
Намерете пакета
Всеки ред показва Период, Статус, дали е бил Планиран или Ръчен (и кой го е изпратил), Размер и до кого е Изпратено до.
Отвори Пакет за счетоводителяИзтеглете или опитайте отново
При пакет със статус Изпратен кликнете Изтегли, за да вземете ZIP файла сами. Ако пакетът е Неуспешно, кликнете Опитай отново, за да бъде подготвен и изпратен отново.
| Статус | Какво означава |
|---|---|
| На опашка | Чака да бъде подготвен. Още не може да се изтегли. |
| Генериране | Подготвя се в момента. |
| Изпратен | Подготвен и изпратен по имейл. |
| Неуспешно | Нещо се е объркало. Използвайте Опитай отново. |
Панелът Пакет за счетоводителя в Справки показва с един поглед следващия автоматичен пакет, получателите и последното изпълнение.
„Добавете поне един имейл на счетоводител, преди да генерирате пакет“. Още няма получатели. Добавете в Получатели и запазете.
„Позволени са до 5 получателя“. Първо премахнете адрес. За да достигнете до повече хора, помолете счетоводителя си да препрати имейла.
„Нямате права да управлявате счетоводния пакет“. Ролята Ви няма правото Управление в групата „Плащания“. Попитайте собственик.
„Пакетът е генериран (… файла), но имейлът не можа да бъде изпратен“. ZIP файлът е подготвен. Изтеглете го от История на изпращанията и го изпратете сами или използвайте Опитай отново.
Счетоводителят казва, че връзката не работи. Връзките за изтегляне изтичат след 7 дни. Кликнете Изтегли в История на изпращанията, за да вземете ново копие, и го изпратете отново.