Как да използвате чеклиста на сделката, да споделите контролен списък с клиента, да следите приключването до нотариуса и да създадете задачите по предаването след спечелването на сделката.
Между приетата оферта и предаването на ключовете има много малки задачи: предварителният договор, капарото, удостоверението за тежести, часът при нотариуса, партидите. Чеклистът на сделката ги събира в един списък с отговорници и срокове, проследяването на приключването показва докъде е стигнала сделката по пътя към нотариуса, а чеклистът за предаване превръща стъпките след спечелването в задачи.
Всяка сделка има един чеклист в раздела Преглед. Когато сделката влезе във фазата на приключване (например Капаро / предварителен договор), Avensa автоматично добавя чеклиста по подразбиране на агенцията Ви за този тип сделка заедно с ключовите дати по подразбиране. Докато сделката няма чеклист, можете да приложите шаблон или да добавите елементи сами. След като чеклистът съществува, можете да добавяте елементи един по един или да добавите елементите на друг шаблон с Добави от шаблон.
Avensa идва с четири шаблона:
| Шаблон | За |
|---|---|
| Чеклист за приключване (купувач) | Сделки с купувач: предварителен договор, капаро, предварително одобрение за ипотека, проверка на собственост и тежести, кадастрална скица и данъчна оценка, час при нотариуса и нотариален акт, ключове, партиди, фактура и плащане на комисиона. |
| Чеклист за приключване (продавач) | Сделки с продавач: предварителен договор, получено капаро, документи за собственост, удостоверение за тежести, данъчна оценка и кадастрална скица, час при нотариуса и нотариален акт, ключове, фактура и плащане на комисиона. |
| Чеклист за нанасяне (наемател) | Сделки с наемател: договор за наем, депозит, препоръки и проверка, опис, ключове, фактура и плащане на комисиона. |
| Чеклист за отдаване под наем (наемодател) | Сделки с наемодател: договор за наем, получен депозит, опис на имота, ключове за наемателя, фактура и плащане на комисиона. |
Вградените шаблони не могат да се променят. Агенцията Ви може да добави свои или да дублира вграден шаблон и да редактира копието в НастройкиЧеклисти, в раздела Шаблони за чеклист на сделка. Вижте Шаблони за чеклист на сделка.
Отворете сделката
Отворете сделката и останете в Преглед. Ако сделката още няма чеклист, виждате Все още няма чеклист.
Отвори СделкиКликнете Приложи шаблон
Прозорецът Прилагане на шаблон за чеклист показва шаблоните за този тип сделка. По подразбиране отбелязва шаблона по подразбиране на агенцията Ви, а Системен — вграден шаблон.
Изберете шаблон
Кликнете шаблон, за да видите елементите му в Преглед на елементите на шаблона.
Приложете го
Кликнете Приложи шаблон. Елементите се копират в чеклиста на сделката.
Елементите от шаблона, чийто срок зависи от датата на приключване, се пропускат, когато сделката няма Очаквана дата на приключване, и Avensa Ви казва колко са пропуснати. Ако ги искате, първо задайте датата на приключване.
За да започнете без шаблон, кликнете Добави елемент.
Използвайте това, когато сделката вече има чеклист и искате и стъпките на друг шаблон, например шаблон, който агенцията Ви е направила за покупки на зелено.
Отворете чеклиста на сделката
Отворете сделката и останете в Преглед.
Отвори СделкиКликнете Добави от шаблон
Прозорецът Добавяне на елементи от шаблон показва шаблоните за този тип сделка.
Изберете шаблон
Кликнете шаблон, за да видите елементите му.
Кликнете Добави елементите
Елементите на шаблона се добавят след текущите. Елементите със същото заглавие като вече съществуващ в чеклиста се пропускат, а Avensa Ви казва колко са добавени и колко са пропуснати.
Ако всички елементи вече са там, виждате „Всички елементи от този шаблон вече са в чеклиста“.
Добавете елемент
Кликнете Добави елемент в чеклиста.
Отвори СделкиПопълнете елемента
Въведете Заглавие (задължително) и по желание Описание, Краен срок, Статус и Бележки. Изберете колега във Възложи на.
Отбележете го като задължителен
Включете Задължително за най-важните елементи. Така елементът се показва с получер шрифт и звездичка; това не пречи на сделката да приключи.
Запазете
Кликнете Добави елемент.
Отметнете го
Отметнете полето до елемента, когато е изпълнен. Отметнете го отново, за да го отворите пак.
Статусите на елементите са Чакащ, В прогрес, Завършен, Пропуснат и Блокиран. Блокиран елемент не може да бъде отметнат. Лентата за напредък показва „X от Y завършени“ и не брои пропуснатите елементи. Просрочените елементи в чеклиста карат сделката да се показва като изискваща внимание на страницата Сделки.
Контролен списък за клиента е отделен, прост списък с неща, които искате клиентът да направи или да знае, например „Носете личната си карта при нотариуса“.
Намерете Контролен списък за клиента
Той е в дясната колона на раздела Преглед на сделката.
Отвори СделкиКликнете Добави елемент
Въведете заглавие и незадължително описание.
Включете Видим за клиента
Елементите, маркирани като Видим за клиента, се показват в портала на клиента, за да ги изпълни.
Запазете
Кликнете Запази.
Когато клиентът отметне елемент в портала си, той се показва като Завършено от клиента. Можете и Вие да отмятате елементи, да ги пренареждате със стрелките или да ги изтривате. Клиентът вижда списъка само ако сделката е споделена с него в портала; вижте Споделяне на сделката с клиента.
Когато сделката е във фазата на приключване, чеклистът в Преглед се превръща в Проследяване на приключването: поредица от етапи по пътя към нотариуса и след него.
Етапите са Предварителен договор, Финансиране, Правна проверка, Нотариален акт, Предаване и Комисиона. Елементите от чеклиста и ключовите дати, които не принадлежат към никой от тях, са групирани в Други стъпки.
Един етап е завършен, когато ключовите му дати са изпълнени или, ако няма такива, когато елементите му в чеклиста са завършени. Проследяването маркира текущия етап и показва, когато ключова дата е била преместена или пропусната.
Напомняне за AML досието
Ако досието на клиента за мерките срещу изпирането на пари (AML) не е попълнено, проследяването показва предупреждение с Отвори AML досието. То не блокира приключването, но съгласно българските и европейските правила досието трябва да бъде завършено преди това. Отвори AML досието Ви отвежда към раздела Документи на клиента, където е картата на AML досието: създайте досието, после отметнете събраното копие на документа за самоличност и съгласието и попълнете декларациите за произход на средствата, действителен собственик и ВПЛ. Предупреждението изчезва, щом досието е завършено. За да видите досието, ролята Ви трябва да може да отваря AML досиета на клиенти, а за да го попълвате – да може да ги редактира. Вижте Съответствие по контакт.
След като сделката е спечелена, превръщате чеклиста за предаване в оставащите задачи (ключове, партиди, последни документи), като истински задачи с отговорници и срокове. Нищо не се създава автоматично при спечелване на сделката: кликвате Чеклист за предаване на спечелената сделка.
Отворете имота
Отворете имота по сделката и кликнете раздела му Контакти и сделки, след това Сделки (Заявки за наем при имот под наем).
Отвори ИмотиНамерете спечелената сделка
Спечелените сделки са в списъка Приключени.
Кликнете Чеклист за предаване
Avensa създава по една задача за всяка стъпка от чеклиста за предаване на агенцията Ви, свързана с имота и сделката, и редът след това показва Чеклистът за предаване е създаден. Сроковете се броят от датата на приключване на сделката. Стъпките за Бек офис се възлагат на Вас – човека, който кликва.
Работете по задачите
Задачите се появяват в Задачи за хората, на които са възложени, и в списъка със задачи на сделката в Преглед. Вижте Управление на задачи.
Кои стъпки се създават, кой изпълнява всяка от тях и колко дни след приключването е срокът ѝ се настройва в раздела Чеклист за предаване на НастройкиЧеклисти; вижте Настройка на чеклиста за предаване.
„Няма налични шаблони за този тип сделка.“ Акаунтът Ви няма шаблон за чеклист за този тип сделка. Кликнете Добави елемент, за да съставите чеклиста ръчно, или Управление на шаблоните, за да създадете шаблон в НастройкиЧеклисти.
Чеклистът не се появи, когато сделката влезе във фазата на приключване. Сделката вече е имала чеклист (всяка сделка има само един) или няма шаблон за нейния тип. Приложете шаблон сами или добавете елементи.
Не мога да отметна елемент. Статусът му е Блокиран.
Бутонът Чеклист за предаване липсва. Той се показва само за спечелени сделки, свързани с този имот, в списъка Приключени на изгледа Сделки на имота. Веднага след като го използвате, редът показва Чеклистът за предаване е създаден.
„Чеклистът за предаване вече е създаден за тази сделка.“ Всяка сделка получава чеклиста си само веднъж. Повторното кликване не добавя нови задачи; намерете съществуващите в Задачи.
