Заявяване на документи от клиенти

Вместо да гоните клиентите за документи по телефона и имейла, поискайте ги от сделката. Avensa създава личен линк за качване, изпраща го по имейл на клиента, ако желаете, и Ви показва кога файлът е пристигнал, за да го приемете към сделката или да го върнете.

Преди да започнете

Заявяването и прегледът на документи изискват правото Създаване или Управление за Сделки. Лицето, от което искате документа, трябва да е клиентът по сделката или някой от участниците ѝ; ако е нужно, първо го добавете (вижте Страницата на сделката).

Заявяване на документ

1. Отворете раздела Документи

   Отворете сделката и кликнете раздела Документи. Числото до раздела показва колко заявки са още отворени.

   Отвори Сделки

2. Кликнете Заяви документ

   Бутонът е в картата Заявки за документи. Отваря се прозорецът Заявка за документ.

   

3. Опишете какво Ви трябва

   Попълнете Какво искате да получите?, изберете Вид документ (документи за сделката като предварителен договор, доказателство за депозит или удостоверение за тежести, или вид от библиотеката, например документ за самоличност) и по желание Необходим до и Указания към клиента.

4. Изберете от кого да поискате

   В Заявете от изберете клиента или участника. Изберете От никого — само ми дайте линк, ако ще изпратите линка сами.

5. Оставете линка за качване включен

   Оставете Създай линк за качване отметнато. Клиентът може да качи без регистрация; линкът е валиден 7 дни и позволява до 3 качвания.

6. Решете за имейла

   Когато искате документ от контакт, Изпрати известие по имейл е отметнато и му изпраща линка по имейл. Махнете отметката, за да изпратите линка по друг начин.

7. Кликнете Създай заявка

   Прозорецът Линк за качване показва линка. Копирайте го сега, ако ще го изпратите сами: той не може да бъде показан отново.

Какво вижда клиентът на страницата за качване

Линкът отваря проста страница на Avensa, без вход:

• заглавието Заявен документ, Вашето заглавие на заявката и Вашите указания;
• Необходим до и датата, ако сте я задали;
• Изберете файл и Качи. Приемат се файлове JPEG, PNG, WEBP или PDF · до 10MB;
• превключвател на езика (български, английски, руски) и бележка, че линкът е личен и с ограничен срок.

След качването клиентът вижда Документът е получен и може да кликне Качи още един файл, докато има оставащи качвания. Вие получавате известие. Ако срокът на линка е изтекъл или качванията са изчерпани, клиентът вижда Този линк вече не работи и трябва да Ви поиска нов.

Преглед и приемане на качения файл

1. Намерете заявката

   В раздела Документи на сделката заявките показват статуса си. Качените показват Качен или В преглед.

   Отвори Сделки

2. Кликнете Прегледай

   Кликнете Прегледай на заявката. Отваря се прозорецът Преглед на качения документ с името и размера на файла. Кликнете Отвори, за да проверите файла.

3. Приемете или отхвърлете

   Файлът вече е прикачен към сделката, така че остава в списъка с документи, каквото и да решите. Кликнете Приеми, за да приключите заявката и задачата от чеклиста, за която е заявен. За да го върнете, напишете причината в полето и кликнете Отхвърли; причината е задължителна.

Всичко останало, което клиентът Ви е качил през портала си, е показано по-надолу в същия раздел.

За да изпратите нов линк, например след отхвърляне или когато старият е изтекъл, кликнете иконата за обновяване на заявката (Изпрати нов линк) и след това Генерирай нов линк. Предишният линк спира да работи веднага. Ако заявката няма контакт, не се изпраща имейл и копирате новия линк сами. За да оттеглите заявка, кликнете иконата за отмяна (Отмени заявката).

Статуси на заявките

Просрочените заявки карат сделката да се показва като изискваща внимание на страницата Сделки, а изречението за състоянието на сделката назовава липсващия документ, когато нотариусът наближава.

AI анализ на документите по сделката

Картата Анализ на документи в раздела Документи чете документ по сделката с AI и го сверява със сделката.

1. Прикачете документа

   Документът трябва да е прикачен към сделката (например приет качен файл или файл, който сте добавили в раздела Документи).

   Отвори Сделки

2. Кликнете Анализирай

   Кликнете Анализирай до документа. Avensa разпознава нотариални актове, удостоверения за доход, данъчни оценки и предварителни договори и показва намерените данни, например собственици, площ, цена или дата при нотариуса.

3. Прочетете проверките

   В Проверки спрямо сделката виждате несъответствията, например площ в акта, различна от записаната за имота, собственик, който не е участник от страна на продавача, цена по договора, различна от стойността на сделката, или удостоверение за доход, твърде старо за повечето банки.

4. Потвърдете желаните действия

   В Предложени действия кликнете Потвърди на всяко предложение, което искате да се приложи, например добавяне на ключова дата или приключване на елемент от чеклиста. Нищо не се променя, докато не потвърдите.

Отстраняване на проблеми

Бутонът Заяви документ липсва. Нужно Ви е право да редактирате сделки.

Контактът, който искам, не е в списъка Заявете от. Предлагат се само клиентът по сделката и участниците ѝ. Първо добавете лицето като участник.

Клиентът казва, че линкът не работи. Срокът му е изтекъл (7 дни), използван е 3 пъти или сте генерирали по-нов. Кликнете Изпрати нов линк.

Клиентът не може да качи файла си. Приемат се само файлове JPEG, PNG, WEBP и PDF до 10MB. Помолете го да снима документа или да го запази като PDF.

„AI балансът ви е изчерпан.“ Заредете AI баланса, за да продължите да анализирате документи.

Свързани статии

• Страницата на сделката
• Приключване на сделка: чеклист и проследяване на предаването
• Управление на документи
• Автоматични имейли