Как автоматично да давате новите запитвания на подходящия брокер с правила за разпределяне, да избирате между последователна ротация и други начини, да тествате правилата със симулация и да задавате срокове за отговор, ескалация и автоматично преразпределяне.
Вместо да решавате ръчно кой получава всяко ново запитване, оставете Avensa да го даде на подходящия брокер според източник, район, тип, бюджет или натоварване. Всичко е в АвтоматизацииРазпределение: правилата за разпределяне, колко равномерно се делят запитванията, откъде идват и колко бързо брокерите трябва да отговорят.
Лентата под разделите показва пътя на всяко ново запитване: Получено → Дубликати → Правила → Група → Известие → Срок. Бутонът в десния ѝ край е главният превключвател.
Отворете Разпределение
Отидете в АвтоматизацииРазпределение.
Отвори Разпределение
Създайте поне едно правило
Вижте следващия раздел. Без активно правило нищо не се възлага.
Включете автоматичното разпределение
Кликнете Автоматично разпределение: изключено. Бутонът се сменя на Автоматично разпределение: включено. Кликнете отново, за да спрете автоматичното възлагане.
Правилата не правят нищо, докато автоматичното разпределение е изключено
Когато бутонът показва Автоматично разпределение: изключено, новите запитвания не се възлагат автоматично, дори да има активни правила.
Кликнете Ново правило
Кликнете Ново правило горе вдясно. Редакторът се отваря до списъка.
Дайте име и го оставете активно
Въведете Име на правило. Оставете Активно включено, за да се използва правилото.
Посочете кои запитвания обхваща
Под Когато попълнете някое от полетата Източник, Район, Тип, Мин. бюджет, Макс. бюджет, Език, Температура и Имот. Правилото съвпада само със запитвания, които отговарят на всички попълнени полета. Празните полета приемат всяка стойност.
Ограничете го до работно време
За да използвате правилото само в определени часове, задайте Изпълнение в този период с От, До, Часова зона и дните от седмицата.
Изберете как да се възлага
Под Тогава · възлагане изберете начин (вижте таблицата по-долу). За Конкретен брокер изберете Брокер. Под От група изберете Всички подходящи брокери, Офис, Роля или Конкретни потребители.
Задайте известие и срок за приемане
Изберете Уведомяване чрез (Входящи, Push известие, SMS) и, ако желаете, Ако не е прието до (минути). Под Резервно правило изберете какво става, когато никой не отговаря на условията: Продължаване със следващото съвпадащо правило или конкретно правило.
Запазете
Кликнете Запис на правило.
Под Допълнително едно правило може да добави етикет, да създаде задача за последващ контакт или да изпрати потвърждение за получаване на клиента.
Правилата се проверяват отгоре надолу: „Правилата се изпълняват по ред. Първото съвпадение със свободен брокер се прилага.“ Използвайте менюто ⋯ на правило за Редактиране на правило, Преместване нагоре, Преместване надолу или Изтриване на правило. Превключвателят на всяко правило го включва или изключва, без да го изтрива.
Когато никой не отговаря на условията
Запитването остава невъзложено и мениджърът получава заявка във Входящи. Резервно правило може да избере следваща група.
| Начин | Кой получава запитването |
|---|---|
| Най-подходящ | Брокерът с най-добра обща оценка по имот, местоположение, опит и натоварване. |
| Последователна ротация | Брокерите в групата се редуват. Отсъстващите и заетите брокери се пропускат. |
| Най-малко натоварен | Свободният брокер с най-малко активни записи. |
| Конкретен брокер | Един избран брокер, докато наличността и капацитетът му позволяват. |
| По територия | Брокерът с най-точно съвпадаща територия, после този с по-малко натоварване. |
При Последователна ротация редакторът показва колко възлагания е имало тази седмица и кой е бил последен. „Ротацията се нулира всяка седмица. Отсъстващите и брокерите с изчерпан капацитет се пропускат.“
Капацитетът е най-големият брой записи, с които един брокер може да работи едновременно. Брокерите с изчерпан капацитет не получават нови автоматично разпределени запитвания, независимо от начина.
Отворете раздела Разпределение
Кликнете раздела Разпределение. Той показва за 7 дни, 30 дни или Тримесечие колко запитвания всеки брокер е получил, приел и отказал, времето му за първа реакция и дела в срок, сравнени със Справедлив дял.
Променете капацитета на брокер
Кликнете числото на брокера в колоната Капацитет. В Капацитет на агентите променете Макс. капацитет (цяло число от 1 до 500) или изключете Наличен, за да го изключите от разпределението, например по време на отпуск. Брокерите могат и сами да се включват и изключват — в стъпката Нови запитвания в Началото (Присъединяване към агенция); капацитетът и лимитите Ви остават в сила.
Преразпределете при нужда
Кликнете стълбчето на брокер или Преразпределяне, за да прехвърлите част от активните му запитвания на колеги.
Териториите за По територия се задават за всеки брокер в Територии и области на експертиза на неговата страница в НастройкиХора.
Кликнете Симулация в горната част на страницата. Avensa прекарва скорошните запитвания през активните Ви правила и за всяко показва кое правило е съвпаднало и кой брокер би го получил („Невъзложен“, когато никой). Заглавието казва колко скорошни запитвания са симулирани. Нищо не се създава и не се преразпределя.
Докато редактирате правило, можете да кликнете Симулация в редактора, за да тествате по същия начин незапазените си промени.
Дясната част на раздела Правила показва Вашите Групи и Дневник на разпределянето за Последните 24 часа: всяко запитване, правилото, което е съвпаднало (или Ръчно възлагане), и брокерът, който го е получил. „Няма разпределяния през последните 24 часа.“ означава, че нищо не е разпределено.
Разделът Източници изброява всеки канал за запитвания (форма на сайта, портал за обяви, Meta Lead Ads, WhatsApp и други) с информация дали получава запитвания, проверката му за дубликати и автоматичен отговор по избор. Отговорите следват езика на контакта и спазват забраната за контакт и отказите по канали.
Сроковете за отговор са правила за автоматизация. Разделът Срокове и рецепти ги събира в една таблица: Източник / оценка, Първи отговор, Ескалация след, Преразпределяне и Правило за автоматизация.
Отворете Срокове и рецепти
Кликнете раздела Срокове и рецепти.
Отвори Срокове и рецепти
Променете време
Променете минутите в Първи отговор или Ескалация след (от 1 до 10 080 минути) и кликнете Запази.
Отворете правилото за повече
Кликнете името на правилото, за да го отворите в редактора на правила и да промените какво прави, например кой получава известие.
„Първи отговор означава записан опит за обаждане или потвърдено съобщение от човек. Приемането на запитването не спира този часовник.“
В таблицата Срокове и рецепти включете Преразпределяне за дадено правило. Когато времето изтече, запитването отива при следващия подходящ брокер, като се пропускат текущият брокер и всеки, който го е отказал, и се спазват капацитетът и отпуските. Правило с разклонения показва връзка вместо превключвател; отворете го, за да промените стъпката за преразпределяне.
В правило за разпределяне Ако не е прието до (минути) задава колко време има брокерът да приеме, преди запитването да продължи нататък.
Под таблицата има готови рецепти, които инсталирате с Използвай този шаблон, например „Разпределяй новите запитвания по ред“, „Прехвърли запитване без отговор след 15 мин“, „Горещ клиент → уведоми мениджъра“, „Запитване без отговор → напомни на отговорника“, „Срок за отговор на запитване“, „Ескалирай неотговорени запитвания“ и „Спечелен → поискай отзив“. Вече инсталирана рецепта показва Инсталирано · Редактирай. Рецептите се добавят като чернови: отворете ги, проверете ги и кликнете Публикувай в редактора на правила. Вижте Създаване на правило за автоматизация.
Новите запитвания не се възлагат. Проверете дали главният бутон показва Автоматично разпределение: включено, дали поне едно правило е включено и дали полетата му Когато и часовете отговарят на запитването. Кликнете Симулация, за да видите какво би се случило.
Бутоните са неактивни. Нямате право да управлявате настройките на работното пространство. Попитайте собственик.
Един брокер получава всички запитвания. Проверете реда на правилата (първото съвпадение се прилага) и дали правило Конкретен брокер не стои над останалите. Проверете в раздела Разпределение дали другите брокери са Наличен и под капацитета си.
Запитване остана невъзложено. Никой в групата не е бил свободен или под капацитета си, или нито едно правило не е съвпаднало. Мениджърът получава заявка във Входящи. Добавете резервно правило или разширете групата.
Разделът „Разпределение“ казва, че отчетните полета са ограничени. Ролята Ви не може да вижда тези данни. Попитайте собственик.
