Как да водите касата на агенцията в Avensa: да създадете каси, да записвате приходи и разходи с номерирани ПКО и РКО, да сканирате бележки, да импортирате банкови извлечения, да анулирате ордер, да приключите ден и да свържете плащанията с фактури и разходи.
Каса е отчетът на агенцията за парите, които влизат и излизат от касите в брой, банковите сметки, ПОС терминалите и депозитите. Всяко плащане получава номериран ордер: приходен касов ордер (ПКО) за приход и разходен касов ордер (РКО) за разход. Приключвате всеки ден, за да не може никой да го промени след това, и свързвате плащанията с фактурите и разходите, които покриват.
Не е фискално устройство
Касата е вътрешният отчет на агенцията. Тя не е фискално устройство и не издава фискални бонове по Наредба Н-18. Ако законът изисква да издадете фискален бон, все още Ви трябва фискално устройство. Ордерите, които Avensa отпечатва, следват разпространен формат: потвърдете със счетоводителя си, че е подходящ за Вашето счетоводство, преди да разчитате на него.
Всяка каса е в една валута. Създайте по една за всяка каса в брой, банкова сметка, ПОС терминал или депозити, които искате да следите.
Отворете Каса
Кликнете Нова каса
Бутонът е вдясно в лентата под заглавието на страницата.
Попълнете касата
Въведете Име (например „Каса офис“), изберете Вид (В брой, Банкова сметка, ПОС терминал или Депозити), Валута, Отговорник, Начална наличност и Дата на откриване.
Кликнете Създай каса
Касата се появява в таблицата Каси с наличността си.
За да промените каса по-късно, кликнете молива на реда ѝ. Валута, Начална наличност и Дата на откриване не могат да се променят, след като в касата има записи. Каса не се изтрива: отметнете Архивирана (без нови записи), за да я извадите от употреба.
Кликнете Нов запис
Изберете касата и вида
Приход (ПКО) или Разход (РКО). Сумата винаги е във валутата на касата.
Попълнете плащането
Въведете Сума, Дата, от кого е Получено от или на кого е Изплатено на, Категория и Основание. По избор посочете Фактура, която плаща (приход) или Разход, който плаща (разход).
Кликнете Запиши
Avensa дава на записа следващия номер на ордер, например „ПКО 2026-000012 е записан“.
Приходните и разходните ордери се номерират отделно за всяка каса и започват отново от 1 всяка календарна година. Номерацията е без пропуски: номерът се използва само когато записът е запазен. Номерата следват реда, в който запазвате записите, а не датата им: запис с дата вчера, запазен днес, получава следващия номер.
За да отпечатате ордера, отворете менюто ⋯ на записа и кликнете Изтегли ПКО или Изтегли РКО. PDF-ът съдържа името и ЕИК на агенцията, номера и датата на ордера, сумата с цифри и словом, основанието и места за подписи.
Пазете бележката или фактурата за плащането заедно със записа и оставете Avensa да я прочете вместо Вас.
Прикачете файла
Кликнете Нов запис. Под Бележка или фактура (по желание) изберете снимка или PDF: JPG, PNG, WebP или PDF, до 10 MB. На телефон можете да снимате бележката на място.
Кликнете Сканирай бележката
Avensa разчита сумата, датата, кой е издал документа, неговия ЕИК и ДДС номер, номера на документа, ДДС и какво е купено, и попълва формата. До бутона виждате най-много колко може да струва едно сканиране, например „най-много 0,02 € за едно сканиране“. Прикачването на файл не го сканира: сканира само кликът.
Проверете формата
Сканирането попълва Сума, Дата, Изплатено на, Категория и Основание и отваря Документ за плащането с Документ №, ДДС, ЕИК / БУЛСТАТ и ДДС номер. Поправете каквото не е вярно. Предупрежденията под бутона казват какво да проверите, например когато сумата е преизчислена от левове по фиксирания курс 1,95583.
Кликнете Запиши
Бележката се пази към записа. За да я отворите по-късно, изберете Виж бележката от менюто ⋯ на записа.
AI кредити
Всяко сканиране се плаща от AI кредитите на агенцията: от част от евроцента до два евроцента на бележка. Повторното сканиране на същия файл в рамките на 90 дни не струва нищо: Avensa използва първия резултат. Ако нямате достатъчно кредити, сканирането Ви казва това и нищо не се таксува. Сканираната бележка остава само запис в касата Ви: тя не е фискален бон и нищо не се изпраща към НАП.
Какво пази Avensa от сканирането
Avensa пази само стойностите, които сканирането е разчело, за да е безплатно повторното сканиране на същия файл. От тях никога не пази личен номер (ЕГН или ЛНЧ) и ги изтрива, когато файлът бъде изтрит, или след 90 дни. ДДС номерът на едноличен търговец (ЕТ) е „BG“, последвано от неговото ЕГН: когато го запишете в ДДС номер, той се пази към записа като част от счетоводния Ви запис, както и останалото в ордера. При повторно сканиране на такава бележка ДДС номер остава празно: въведете го от бележката.
Без сканиране можете сами да попълните Документ за плащането: кликнете Добави данни за документа. Бележката и данните за документа не могат да се променят по-късно, както и всичко друго в записа: анулирайте го и го запишете отново.
Запис никога не се редактира или изтрива. Ако е грешен, го анулирате и го записвате отново.
Отворете менюто на записа
Кликнете ⋯ на записа, след това Анулирай.
Посочете причина и дата
Дата на сторното трябва да е ден, който още не е приключен.
Кликнете Анулирай записа
Ордерът остава в списъка със статус Анулиран и запазва номера си. Ред Сторно със същата сума го изважда от наличността. PDF-ът на ордера вече се отпечатва с надпис „АНУЛИРАН“.
Запис може да се анулира веднъж, а сторно не може да се анулира. Анулиран запис не може да се свързва.
В края на деня преброете парите и приключете касата.
Кликнете Приключи ден на касата
Бутонът е на реда на касата в таблицата Каси.
Изберете деня и добавете бележка
Приключи до по подразбиране е днес. Можете да приключите и по-ранен ден, който още е открит.
Кликнете Приключи ден
Виждате „Денят е приключен“ с наличността на касата в края на този ден. Колоната Приключена до показва датата.
Приключеният ден остава приключен
След приключване не може да се записва или анулира запис на този ден или на по-ранен, а приключен ден не може да се отвори отново. Ако откриете грешка по-късно, анулирайте записа или запишете корекция на открит ден.
Необвързани показва записите от последните 90 дни, които не са свързани с нищо. Когато издадена фактура (за приход) или несвързан разход (за разход) има същата сума и валута и дата, близка до плащането, Avensa го предлага. Кликнете Свържи, за да приемете. Предложението само свързва записите: не отбелязва фактурата като платена.
За да свържете или развържете запис сами, отворете менюто му ⋯ и кликнете Свържи с фактура или разход или Промени връзката.
За каса от вид Банкова сметка импортирайте движенията от файла на банката, вместо да ги въвеждате ръчно. Всеки импортиран ред става обикновен запис със собствен номер на ордер.
Кликнете Импортирай извлечение
Бутонът е в лентата под заглавието на страницата, до Нова каса. Виждате го, когато управлявате или отговаряте поне за една банкова каса.
Отвори КасаИзберете касата и файла
Изберете Банкова каса и Файл с извлечение: CSV файл от УниКредит Булбанк, Банка ДСК, Fibank, Пощенска банка или ОББ, или MT940 файл (.sta, .940, .txt), който всяка българска банка предлага в бизнес онлайн банкирането си. До 1000 реда.
Кликнете Прочети извлечението
Avensa показва всеки ред с дата, контрагент, сума и предложено съвпадение: издадена фактура или комисионна за приход, разход или одобрено изплащане за разход. Още нищо не е записано.
Проверете редовете
Махнете отметката на ред, който не искате, сменете или изчистете съвпадението му и изберете Категория. Редовете, които не могат да се импортират, са в сиво с причината: Вече импортиран, Приключен ден, Преди откриването на касата, Бъдеща дата или Друга валута.
Кликнете Импортирай
Виждате например „Импортирани са 12 реда: 5 свързани, 3 вече са в касата.“
Съвпаденията са предложения по сумата (до стотинката, във валутата на касата), датата, номера на фактурата в основанието за плащане и името на платеца. Надписът под всяко съвпадение казва колко е сигурно: Съвпадение по номер на фактура, Съвпадение по име и сума или Съвпадение по сума и дата: проверете. Свързването на запис не отбелязва фактурата като платена.
Импортирахте извлечението два пъти? Няма проблем
Avensa помни всеки банков ред, импортиран в касата. Повторният импорт на същия файл или на по-дълго извлечение, което се застъпва с предишно, добавя само новите редове.
Ако CSV файлът на банката Ви не бъде разпознат, изтеглете MT940 или запазете движенията като CSV с колони Date;Amount;Currency;Counterparty;Description;Reference (отрицателните суми са разход).
| Какво | Какво показва |
|---|---|
| Наличност сега | Текущата наличност на показаните каси, по валута. |
| Приходи / Разходи | Какво е влязло и излязло през избрания месец. |
| Необвързани | Записите от последните 90 дни без връзка и колко от тях имат предложено съвпадение. |
| Каси | Приходите и разходите на всяка каса за месеца, наличността ѝ сега и деня, до който е приключена. Кликнете името на каса, за да видите само нейните записи. |
| Записи | Всеки ордер за месеца, най-новите първи, с номер, контрагент, връзка, сума и статус (Осчетоводен, Анулиран, Сторно). |
Изберете каса и месец в лентата под заглавието.
„Този ден вече е приключен. Изберете неприключен ден.“ Касата е приключена до тази или по-късна дата. Изберете по-късна дата.
„Записът трябва да е във валутата на касата.“ Запишете плащането в каса с тази валута.
„Това плащане е повече от наличността в касата.“ Avensa Ви предупреждава, когато плащане или анулиране би свалило касата под нула, защото в касата не може да има по-малко от нищо. Все пак можете да запишете, тъй като приходен ордер може просто още да не е въведен. Каса с отрицателна наличност показва предупредителен знак до наличността си: потърсете липсващия ордер.
Няма бутон Сканирай бележката. Сканирането на бележки още не е включено за агенцията Ви или не можете да записвате в нито една отворена каса.
„Нямате достатъчно AI кредити.“ Заредете AI кредитите на агенцията от AI настройките или попълнете формата сами.
„Файлът не беше разпознат.“ Изтеглете MT940 от банката си или използвайте CSV колоните, описани в Импорт на банково извлечение по-горе.
„Ред попада в приключен ден.“ Махнете отметката на редовете с дата до деня, до който касата е приключена, включително, и импортирайте отново.
Не виждам Каса. Тя не е включена за агенцията Ви или нямате правото Финанси и не сте отговорник на нито една каса.
