Как Avensa да отваря сделка и да избира отговорник за всяко запитване, което пристига от формата за уебсайт, рекламите или API за запитвания, и какво да проверите, когато запитване не е обработено.
Всеки канал за запитвания може сам да отваря сделка и да избира отговорник за всяко ново запитване, така че запитване от уебсайта или от реклама попада в сделките Ви с вече определен агент. Включвате това поотделно за всеки канал, а всеки канал може да има свои етапи за новите сделки и свой резервен отговорник.
Всеки канал има свои превключватели в своя панел:
| Канал | Къде | Имена на превключвателите |
|---|---|---|
| Формуляр за уебсайта | Раздел Събиране на запитвания, панел Формуляр за запитвания на уебсайта | Автоматично създаване на сделка, Автоматично разпределение |
| Реклами във Facebook и Instagram | Раздел Събиране на запитвания, панел Facebook и Instagram реклами за потенциални клиенти | Автоматично създаване на сделка, Автоматично разпределение |
| Форми в Google Ads | Раздел Събиране на запитвания, панел Google Ads формуляри за потенциални клиенти | Автоматично създаване на сделка, Автоматично разпределение |
| API за запитвания (портали, Zapier, Make) | Раздел Данни и фийдове, панел API за получаване на запитвания | Автоматично създаване на сделка, Автоматично разпределение |
Отворете Интеграции
Отидете в НастройкиИнтеграции и кликнете раздела от таблицата по-горе.
Отвори Събиране на запитванияВключете автоматичното създаване
Намерете панела на канала и включете Автоматично създаване на сделка.
Изберете етапите
Докато Автоматично създаване на сделка е включено, панелът показва Етапи за новите сделки. Оставете Етапи за купувачи по подразбиране или изберете етапите, в които да отиват запитванията от този канал, например етапите за продавачи при формуляр за оценка.
Изберете резервен отговорник
Докато Автоматично разпределение е включено, панелът показва Резервен отговорник. Изберете колегата, който да получава запитването, когато то не е за Ваш имот и правилата Ви за разпределение не намерят никого, или оставете Никой (без отговорник).
Запазете
В панелите за формуляра за уебсайта, Meta и Google Ads кликнете Запази промените. В панела API за получаване на запитвания превключвателите и двете полета се запазват веднага.
Когато е включено, всяко ново запитване получава сделка, която:
Ако контактът вече има активна сделка, новото запитване се добавя към нея и не се отваря втора сделка. Същото важи, ако едно и също запитване бъде доставено два пъти (например когато изпращачът опитва отново).
Когато Автоматично разпределение е включено, Avensa избира отговорник за всяко ново запитване в този ред:
Новият отговорник получава известие в Avensa и на телефона си, както и по имейл, ако настройките му за известия го позволяват. Съществуващи клиенти, които вече имат отговорник, запазват агента си: повторното запитване отива при него и той получава известие за повторно запитване. Както другите имейли с известия, имейлът за повторно запитване следва честотата на имейлите на агента: изпраща се веднага или се добавя към дневното или седмичното му обобщение.
За да решите точно кой какви запитвания получава (по източник, район, вид имот, език или цена), създайте правила в АвтоматизацииРазпределение.
Отворете Разпределение
Създайте правило
Кликнете Ново правило, изберете за кои запитвания важи и как да ги разпределя и се уверете, че е Активно. Вижте Разпределение на запитванията, срокове за отговор и ескалация.
Оставете автоматичното разпределение включено
Правилата се прилагат само за канал, в който Автоматично разпределение е включено.
Всяко запитване, което идва през API за получаване на запитвания, се показва в Скорошна активност в неговия панел със състояние:
| Състояние | Значение |
|---|---|
| Обработен | Контактът е създаден (или е намерен съществуващ контакт със същия имейл или телефон), а сделката и отговорникът са обработени според настройките. |
| Изчакващ | Още се обработва. Кликнете Обнови след няколко секунди. |
| Неуспешен | Avensa не е могъл да запише запитването, например защото е достигнат лимитът на плана Ви. |
Проверете състоянието на запитването
В раздела Данни и фийдове намерете запитването в Скорошна активност. Кликнете Виж контакта, за да отворите създадения контакт.
Отвори Данни и фийдове
Проверете превключвателите на канала
Ако има контакт, но няма сделка, проверете дали Автоматично създаване на сделка е включено за този канал. Ако контактът вече е имал активна сделка, запитването е добавено към нея.
Потърсете неназначени запитвания
Запитванията, които не са възложени на никого, се показват в Неотговорени запитвания в АнализиЗапитвания и източници, където можете да ги назначите.
Отговаряйте автоматично на новите запитвания
Всеки канал за запитвания има и превключвател за автоматичен отговор (например Автоматичен отговор до нови запитвания по имейл), който изпраща на клиента потвърждение. По подразбиране е изключен. Вижте Отговор на ново запитване.
Запитванията пристигат, но не се създава сделка. Проверете дали Автоматично създаване на сделка е включено и запазено за този канал. Ако контактът вече е имал активна сделка, запитването е добавено към нея. Без етапи, в които да влезе (няма етапи за купувачи и не са избрани други в Етапи за новите сделки), Avensa пропуска сделката.
Всички запитвания отиват при един и същ агент. Ако запитванията са за обява, те отиват при агента на тази обява. Иначе проверете правилата си в АвтоматизацииРазпределение: когато никое правило не съвпада, всяко запитване отива при Резервен отговорник на канала.
Новите запитвания остават неназначени. Или Автоматично разпределение е изключено за този канал, или няма наличен агент. Включете го, проверете дали правилата Ви са активни и дали агентите не са достигнали лимита си за запитвания, и изберете Резервен отговорник за канала. Ако нямате правила и агентите са няколко, Avensa не може да избере между тях, затова създайте правило или изберете резервен отговорник.
Не мога да променя превключвателите. Само собственици и администратори могат. Помолете някой от тях.
