Настройка от Началото: пуснете агенцията в работа

Когато започнете нова агенция, Началото я настройва заедно с Вас: два кратки въпроса, а след това до пет стъпки, всяка от които се отваря в прозорец направо в Началото, така че не търсите нищо в Настройки. Всяка стъпка отнема няколко минути, а можете да спрете по всяко време и да продължите по-късно.

Отговорете на двата въпроса за добре дошли

1. Отворете Началото след избора на план

   Щом планът Ви е активен, Avensa Ви отвежда в Начало и отваря прозореца за добре дошли „Агенцията Ви е готова.“ Двата въпроса определят как ще пренесете базата си и откъде Avensa да очаква запитвания.

   Отвори Начало

2. Кажете къде е базата Ви сега

   Под Къде са клиентите и имотите Ви сега? изберете В Excel или таблици, В EstateAssistant, В друга система или Започвам наново. Щракнете Напред.

3. Изберете откъде Ви търсят клиентите

   Под Откъде Ви търсят клиентите? отметнете всичко, което важи: imot.bg и други портали, Facebook и Instagram, Google реклами, Viber, WhatsApp, Телефон, Сайтът ми или Препоръки. Щракнете Готово.

4. Прочетете плана си

   Подготвяме плана Ви… изброява какво са променили отговорите Ви, например „Ще подадем заявка за безплатно пренасяне“ или „Ще свържем: Facebook и Instagram, Viber“. След това прозорецът се затваря и стъпките за настройка се появяват в Началото.

Още не сте готови да отговорите? Щракнете Пропусни засега. Стъпките се появяват въпреки това; Базата Ви тогава се отваря в раздела Excel / CSV, а нито един канал не е отметнат предварително.

Ориентирайте се в стъпките

Картата за настройка в горната част на Началото гласи „Да пуснем агенцията Ви в работа“. Тя показва колко стъпки са готови („1 от 5 готови“), около колко минути остават и по един бутон за всяка стъпка:

Следващата стъпка е очертана, а основният бутон на картата я назовава, например Пренесете базата си. Можете да отваряте стъпките в произволен ред. Всеки прозорец показва „Стъпка 1 от 5“ отгоре, а По-късно го затваря, без да губите нищо. На план Solo няма стъпка Екипът, затова виждате четири.

Пренесете базата си

Щракнете Базата Ви. Прозорецът Пренесете базата си има четири раздела: Excel / CSV, EstateAssistant, Друга система и Имот от връзка. Отваря се в раздела, който отговаря на първия Ви отговор.

Внесете таблица или експорт от EstateAssistant

1. Пуснете файла

   В раздела Excel / CSV или EstateAssistant плъзнете файла върху полето за пускане или щракнете върху него, за да изберете файл. Работят файлове Excel, CSV, XML и JSON с клиенти, имоти или сделки, до 50 MB. Старите файлове .xls (Excel 97–2003) не се поддържат: първо ги запазете като .xlsx или CSV.

   Отвори Начало

2. Проверете съпоставените колони

   Avensa прочита файла и показва всяка колона Във файла до полето, което тя попълва В Avensa, с броя записи и вида им: Клиенти, Имоти или Сделки. Експортът от EstateAssistant се разпознава, където и да го пуснете: „Разпознахме експорт от EstateAssistant — полетата съпоставихме сами.“

3. Решете за хората, които вече са в Avensa

   За клиенти изберете под Ако човекът вече е в Avensa: Обнови, Попълни празните или Пропусни. Редът под избора казва по кое поле се търси съвпадение, например по имейла.

4. Започнете вноса

   Щракнете бутона за внос, например Внеси 240 записа. Прозорецът брои кои записи са нови, обновени, пропуснати и с грешки. Можете да го затворите: вносът продължава и без него.

5. Щракнете Готово

   Заглавието на прозореца става Базата е в Avensa. Подробности за вноса отваря пълния резултат.

Ако за задължително поле няма колона, Avensa Ви казва това и бутонът за внос остава изключен: щракнете Промени съпоставянето, за да го съпоставите в пълния внос. Автоматизациите не се пускат за внесените записи, а снимките продължават да се качват на заден план. Ако нещо не е наред, можете да отмените вноса; внесените записи отиват в кошчето. Вижте Импорт и експорт на данни.

Помолете ни да пренесем данните от друга система

В раздела Друга система Avensa вече знае името и имейла Ви, затова формата пита за Текуща система, Приблизителен брой записи и как да се свържем с Вас (Телефон, Удобно време за разговор, Бележка). Щракнете Изпрати заявката. „Заявката за пренасяне е приета.“ Нашият екип ще Ви се обади за файловете и ще пренесе данните безплатно. Щракнете Готово, за да завършите стъпката, или Имот от връзка, за да добавите първи имот, докато чакате.

Добавете първия имот от връзка

В раздела Имот от връзка поставете адреса на Ваша обява в портал или на собствения Ви сайт в Връзка към обявата и щракнете Добави обявата. Avensa прочита типа, района, цената, площта, снимките и описанието. Щракнете Довърши имота, за да проверите всичко във формата на имота, преди да го запазите. Ако имотът може би вече е в Avensa, ще го проверите във формата. Отворете пълната форма започва имот от нулата. С разширението за Chrome добавяте обяви с един клик направо от портала.

Добавете ръчно

В долната част на прозореца „Или добавете ръчно:“ предлага Имот и Клиент. Всеки отваря кратката форма за създаване, а запазването ѝ завършва стъпката.

Свържете пощата си

Една връзка върши две неща: имейлите с клиентите се появяват в досието на всеки клиент, а запитванията от imot.bg, homes.bg, alo.bg, OLX, imoti.net и bazar.bg идват в Чака Вас сами.

1. Отворете Пощата

   На картата за настройка щракнете Пощата. Прозорецът е Свържете пощата си.

2. Изберете доставчика си

   Свържете пощата, на която Ви пишат порталите: Gmail, Microsoft 365 или Друга поща (IMAP). Gmail и Microsoft 365 отварят собствената си страница за вход; разрешете всичко, което Avensa поиска, и се връщате направо в стъпката. IMAP отваря форма за данните на пощенския Ви сървър.

3. Изберете порталите

   Когато пощата е свързана, прозорецът показва „Пощата адресът Ви е свързана“ и че Avensa чете писмата от последните 3 месеца. Запитванията от порталите се появяват в Чака Вас до няколко минути. Под Порталите, от които приемаме запитвания: изключете всеки портал, от който не искате запитвания.

4. Щракнете Готово

Avensa прочита последните 3 месеца и не създава нови контакти от непознати податели, освен ако го включите. Ако прозорецът казва „Четенето на писмата е изключено, затова запитванията от порталите още не идват.“, щракнете Включете го от Интеграции. Вижте Свързване на пощата.

Подредете деня си

Прозорецът Подредете деня си има три части. „Днес“ показва всичко, което насрочите в Avensa; ако свържете и Google или Outlook, Avensa вижда другите Ви ангажименти и не насрочва огледи върху тях.

1. Добавете първия си ангажимент

   Под 1 · Първият Ви ангажимент в Avensa щракнете Оглед, среща, обаждане или задача. Прозорецът за събитие се отваря с избран тип оглед и показва свободните часове. Ако искате, изберете друг тип и запазете. След това стъпката показва, че събитието е в Днес или в календара.

2. Свържете календара си (по избор)

   Под 2 · Вашият календар щракнете Google Календар или Outlook / Microsoft 365 и влезте. Синхронизирането е в двете посоки: огледите от Avensa се появяват и в Google или Outlook.

3. Създайте линк за записване (по избор)

   Под 3 · Линк, с който клиентите сами си запазват оглед щракнете Създайте линка. Той предлага срещи по 45 минути в работното Ви време, поне 4 часа предварително. Копирай копира линка, а Часове и правила променя часовете и правилата.

4. Щракнете Готово

   Готово се появява, щом добавите събитие или свържете календар.

Вижте Синхронизиране с Google Calendar или Outlook и Онлайн връзка за записване.

Свържете каналите

Прозорецът Откъде Ви търсят клиентите? настройва всеки канал стъпка по стъпка, без да напускате Началото.

1. Отворете Каналите

   На картата за настройка щракнете Каналите. Плочките са групирани в Реклами, Съобщения и Сайт и телефон. Каналите, които посочихте при добре дошли, вече са отметнати, а канал, който вече работи, показва свързан.

2. Отметнете каналите, които искате

   Щракнете плочка, за да я отметнете или махнете. Вече работят, без настройка Ви напомня какво не изисква нищо: запитвания и заявки за оглед от страниците на имотите, които споделяте, от страницата за препоръки и от личния Ви линк за огледи.

3. Настройте ги един по един

   Щракнете Настрой избраните (3). Всеки канал се отваря поред, с това какво да направите в два реда. Щракнете Следващ: WhatsApp (или който е следващ), за да продължите, или Промени избора, за да се върнете към плочките.

4. Щракнете Готово

   Avensa проверява кои канали вече работят и Ви казва, например „Свързахте 2 канала“. Готово засега завършва стъпката, дори ако някой канал остава за по-късно.

Съобщенията във Viber и WhatsApp идват във Входящи, а новите хора – и в Чака Вас; съобщенията от Messenger идват във Входящи. Подробности за всеки канал ще намерите в Реклами за запитвания в Meta, Запитвания от Google Ads, Форма за уебсайт, Канали за съобщения и Настройка на AI рецепциониста.

Поканете колегите си

1. Отворете Екипът

   На картата за настройка щракнете Екипът. Прозорецът Поканете колегите си обяснява как ще се разпределят запитванията и какво вижда всяка роля.

2. Проверете как се разпределят запитванията

   Под Как ще се разпределят запитванията виждате правилото на агенцията, например автоматично между свободните брокери, 08:00–20:00 в работните дни: първи получава този, който чака най-дълго, и има 15 минути да приеме, иначе запитването отива при колега. Промени правилата отваря настройките за разпределение.

3. Поканете колеги

   Щракнете Покани колеги. В прозореца за покани въведете Имейл на всеки човек, изберете Роля и, ако агенцията има офиси, Офис, след което изпратете поканите.

4. Щракнете Готово

   Стъпката потвърждава колко покани са изпратени, например „Изпратихме 3 покани.“ Avensa ще Ви каже, когато колегите влязат.

Какво вижда всяка роля изброява Мениджър (всички клиенти, екипа, отчетите и финансите), Брокер (своите клиенти, имоти и сделки и запитванията към него) и Наблюдател (само четене, без телефони, имейли и адреси). Други роли, например асистент или счетоводител, създавате от шаблон в НастройкиКонтрол на достъпа. Вижте Покана на членове на екипа и Разпределение на запитванията.

Какво виждат колегите Ви, когато влязат, е описано в Присъединяване към агенция.

Стъпки, които се отмятат сами

Не е нужно да правите всичко от картата за настройка. Стъпката се отбелязва като готова, щом това, което настройва, съществува, където и да сте го направили:

Довършете останалото, когато сте готови

Под картата за настройка Когато сте готови събира това, което може да почака:

• Обявите в порталите: фийдът към imot.bg, homes.bg, alo.bg и imoti.net (бета). Вижте Фийдове към портали.
• Данни за фактури: ЕИК, ДДС, МОЛ и IBAN.
• Комисиони: процентът по подразбиране и разпределението.
• Включи препоръчаните правила: три вътрешни правила за автоматизация с едно щракване. Нищо не се изпраща на клиенти. След това плочката гласи Препоръчаните правила са включени.

Изтрийте примерите

Докато примерният клиент, имот и сделка са още там, картата за настройка казва „Създадохме примерен клиент, имот и сделка, за да видите как изглежда Avensa.“ Щракнете Изтрий примерите, за да ги премахнете наведнъж. Няма потвърждение и изтритите примери не могат да се върнат. Вашите собствени записи остават; всичко, което сте добавили към примерен запис, например бележка, се изтрива заедно с него. Какво представляват примерите, вижте в Бърз старт.

Скрийте стъпките или завършете

Когато всички стъпки са готови, прозорец казва „Агенцията Ви работи в Avensa.“ и изброява какво сте настроили. Щракнете Към Началото. Отсега всяка сутрин започва оттам: денят Ви, кой чака отговор и какво следва.

За да спрете по-рано, щракнете Скрий на картата за настройка. Да скрием ли стъпките? Ви напомня, че всичко, което сте настроили, остава, а останалото е в Настройки. Щракнете Скрий стъпките, за да потвърдите, или Остави ги. Скритите стъпки не се връщат, но празните части на Началото продължават да Ви подсказват какво липсва.

Празни „Днес“ и „Чака Вас“

Докато настройката тече, бутоните в празните части на Началото отварят съответната стъпка вместо страница в Настройки:

• Днес без събития: Свържете Google или Outlook отваря Денят Ви.
• Чака Вас без нищо в него: Свържете пощата отваря Пощата, а Още канали отваря Каналите.

Щом стъпката е готова или след като скриете стъпките, същите бутони отварят НастройкиИнтеграции.

На телефона

Същите стъпки са в Днес в приложението Avensa, на картата Пуснете агенцията в работа. Всяка се отваря в лист отдолу и прави това, което телефонът прави най-добре:

Каквото оставите за компютъра (вноса от Excel, Viber, кода за сайта, телефонната линия), излиза първо в Началото, когато влезете от компютър, под Оставени за компютъра, всяко с бутон, който отваря стъпката му. Изчезва, щом е готово, например когато вносът е минал или каналът е включен.

Отстраняване на проблеми

Не виждам стъпките за настройка в Началото. Те се показват на собственика на нова агенция през първите ѝ 30 дни и остават, докато не ги завършите или скриете. След това изчезват завинаги; всичко, което настройват, е и в Настройки.

„Администраторът на Microsoft 365 трябва първо да одобри Avensa“. Във Вашата организация новите приложения се одобряват от администратор. Изпратете му връзката от Към връзката за одобрение и свържете отново, след като я одобри.

„Доставчикът е свързан, но без достъп до писмата“. Не сте разрешили достъп до пощата на страницата на доставчика. Щракнете Свържете отново Gmail (или Свържете отново Microsoft 365) и разрешете всичко, което Avensa поиска.

„Пощата е свързана, но четенето не тръгна“. Изчакайте минута и щракнете Опитайте отново. Не е нужно да влизате отново.

Вносът не тръгна или файлът беше отказан. Проверете дали първият ред съдържа имената на колоните и дали файлът е .xlsx, CSV, XML или JSON. Ако пак не става, Отворете пълния внос Ви отвежда в НастройкиИмпорт и експорт.

„Не успяхме да прочетем обявата“. Порталът може да блокира заявката или да изисква вход. Опитайте отново след малко, с друга връзка или добавете имота ръчно.

Свързани статии

• Присъединяване към агенция: първите Ви стъпки в Началото
• Настройване на работното пространство на агенцията
• Бърз старт: първите Ви стъпки
• Свързване на пощата
• Импорт и експорт на данни